Ang “ghost employee” ay hindi totoong empleyado ngunit nasa payroll ito at binabayaran ito ng opisina o isang dating empleyado na wala na sa opisina ngunit binabayaran pa rin ng opisina ang sahod nito.
Isa o ilang mga empleyado sa opisina ang naglalagay sa payroll ng pangalan ng ghost employee/s na ito at ginagawan nila ng paraan upang mapasakanila ang sahod nito.
Kadalasan, ang malalaking opisina na may maraming empleyado ang nagkakaroon ng ganitong problema, sapagkat mahirap suriin ng mabilisan ang payroll, pero pwede din itong magkaroon ang maliliit na opisina, lalo yung mahina ang internal controls, o halos di sinusuring mabuti ang trabaho ng mga may kontrol sa pasahod ng opisina, o nagkakaroon ng sabwatan ang mga may kontrol sa pondo ng opisina.
May mga ilang paraan kung paano ito nangyayari katulad halimbawa kung nagresign na ang isang empleyado ngunit hindi pa rin tinatanggal sa payroll ang pangalan nito at patuloy pa rin itong sumasahod ngunit napupunta sa mga ibang tao ang sahod nito o di kaya naman ay inimbento lamang ng mga gumagawa ng maling gawaing ito ang pangalan ng ghost employee/s upang mapasakanila ang sahod nito.
Bagamat totong nangyayari ito, may mga ibat-ibang paraan upang malaman kung may ghost employee/s ang isang opisina at may mga paraan kung paano maiiwasan ang pagkakaroon nito.
Mga ilang paraan upang malaman kung may ghost employees ang isang opisina
Suriin ang Daily Time Records (DTR) o actual attendance ng mga empleyado against sa nasa payroll.
Ang totoong empleyado ay may actual na attendance, ang ghost employee ay wala. Sa mga opisina na manual o logbook lang ang ginagamit na attendance, madali itong dayain lalo kung iisa ang may control sa attendance at payroll, ngunit sa mga opisina na mas advance na ang pagkuha ng attendance tulad ng biometrics (finger or face recognition) mahirap na itong dayain.
Suriin ang payroll kung may mga empleyado na walang deductions sa kanilang sahod.
Ang isang regular at legit na empleyado ay may mga deductions sa kanyang payroll katulad ng tax, SSS/GSIS, PhilHealth, Pag-IBIG, etc. at ito ay binabayaran at nireremit sa respective collecting agencies.
Hindi pwedeng i-remit ang salary deduction ng isang ghost employee sapagkat hindi ito tatanggapin ng collecting agency, sapagkat wala naman itong records sa kanila.
Madaling mahuli ang gumagawa ng kalokohang ito kung maglalagay sya ng salary deductions, sapagkat maaaring sumulat ang collecting agency sa remitting agency na wala sa kanilang records ang mga ghost employees.
Mga paraan upang maiwasan ang pagkakaroon ng ghost employee/s
1. Siguraduhin na ang gumagawa ng payroll, ang may kontrol sa pagbabayad ng sahod, at ang nagpapasahod ay magkakaibang mga empleyado. Sa ganitong paraan nagkakaroon ng check and balance sa functions ng mga empleyado.
[You May Also Like: COA-prescribed Internal Controls for Government Agencies]
2. Suriin ang payroll kung tumutugma ito sa actual na attendance ng mga actual na empleyado. Mainam na magkaroon ng sistema sa attendance na mahirap dayain ng mga empleyado.
3. Suriin ang payroll kung lahat ng empleyado ay may mga nararapat na salary deductions tulad ng tax at iba pang authorized deductions. Kung may empleyado na walang salary deductions sa payroll, alamin agad kung ano ang rason dito.
4. Suriin ang remittance list kung tugma ang deductions na nakalagay sa payroll. Maari kasing maglagay din ng kunwaring deductions sa payroll ng ghost employee ngunit ireremit ito gamit ang ibang pangalan. (Sa ibang collecting agency, madali itong makita sapagkat nakikita ito sa kanilang System).
5. Mainam na iwasang magpasahod ng actual cash at gumamit ng actual deposit sa pamamagitan ng ATM. (While this may still be circumvented, this may at least make it difficult for perpetrators to do their wrongdoings)
6. Maari din maglagay ng ceiling sa budget sa sahod sa bawat buwan upang upang malaman kung sumusobra ang naging pasahod. Kung lumagpas ang sagod sa budget, maaaring may mga ghost employee ang opisina.
————-
Kung meron kayong ibang alam na paraan upang malaman kung may ghost employee/s ang isang opisina, ilagay ninyo ito sa comments section sa ibaba.
