May Pera sa Basura: Rules on Disposal of Valueless Records of Government Agencies

May itinakdang tamang proseso ang gobyerno sa pagtatapon (disposal) ng valueless records. At pwede itong ibenta kapalit ang tamang halaga. Ang National Archives of the Philippines (NAP) ang nagtatakda ng polisiya para dito.

Ano ang Valueless Records?

Ayun sa NAP, ang valueless records ay tumutukoy sa lahat ng records ng gobyerno na naabot na ang prescribed retention period at hindi na kailangan ng ahensyang may ari nito, at ng gobyerno sa kabuuan.

Valueless Records – refer to all records that have reached the prescribed retention periods and outlived the usefulness to the agency or the government as a whole.
National Archives of the Philippines

Retention Period – refers to the specific period of time established and approved by the National Archives of the Philippines as the life span of records, after which they are deemed ready for permanent storage or destruction.
National Archives of the Philippines

Disposal - refers to the act of selling, landfill/burying, or any other way of discarding valueless records in accordance with provision of R.A 9470;
National Archives of the Philippines

Determination of Valueless Records and Procedures for Disposal

Ang bawat ahensya ng gobyerno ay dapat tukuyin ang kani-kanilang mga records na wala ng halaga (valueless records) sa pamamagitan ng itinakdang retention period para dito ng NAP.

Para tukuyin ito, gagamitin ng ahensya ang General Records Disposition Schedule ng NAP, o ang Records Disposition Schedule ng ahensya mismo, o ang mga batas na sumasaklaw sa mga records na itatapon (dispose).

Pagkatapos itong gawin, hihingi ang ahensya ng pahintulot upang itapon (dispose) ang mga ito gamit ang Request for Authority to Dispose Form ng NAP. Isusumite ito sa NAP for review and approval.

Kapag inaprubahan ng NAP ang request, magbibigay ito ng Authority to Dispose sa ahensya na nakasaad dito ang mode of disposal.

Kung sakaling ang mode of disposal ay through sale, maaaring maghanap ang ahensya ng bidders (katulad ng proseso sa government procurement) o di kaya naman ay pwede nitong i-avail ang services ng official buyer ng NAP. Magsusumite lamang ang ahensya sa NAP ng letter of availment para dito.

During disposal, naroon ang representatives ng ahensya, NAP at COA upang tunghayan (witness) ang aktwal na disposal ng valueless records. Kailangan ng Certificate of Disposal bilang katunayan na aktwal na nangyari ang disposal.

Kung ang disposal ay through sale, ang proceeds o pinagbentahan dito ay kailangan i-remit sa National Fund, Local Government Fund, Revolving Fund o Trust Fund depende sa anong ahensya ang nagdi-dispose.

Ang ahensya ay kailangan mag-issue ng resibo bilang katunayan na natanggap nito ang pinagbentahan (proceeds) ng valueless records. Ang proceeds ay kailangan i-remit sa pondo (fund account) na itinakda para dito.