Revealed: 3 Major Reasons Why the Accounting Office Cannot Process Claims of Employees/Suppliers/Contractors

May mga ibat-ibang rason kung bakit hindi ma-process kaagad ng Accounting Office o ng inyong Accountant ang disbursement voucher (DV) o ang dokumento para mabayaran ang isang claim (i.e., reimbursement, billing, sahod, etc.)

Narito ang ilan sa mga ito. Maaaring sa ibang ahensya ng gobyerno, meron silang sariling mga dahilan, ngunit ang mga halimbawang ito ay yung mga madalas na rason (common reasons) kung bakit hindi kaagad nababayaran ang claim ng isang empleyado o supplier/creditor.

1.Hindi Kumpleto ang mga Dokumento (Incomplete Supporting Documents)

Ito ang isa sa pinaka-pangunahing dahilan kung bakit hindi agad pino-proseso ng Accounting Office ang isang claim. Kasama kasi sa mandato ng isang Accountant na tignan mabuti kung kumpleto ang mga isinumiteng dokumento bago bayaran ang isang claim.

Mahalaga na isumite sa Accounting Office o sa Accountant ang kumpletong mga dokumento upang masuring mabuti kung nararapat bang bayaran ang isang claim. (We’ll discuss this more in No. 2 later).

Kapag nabayaran ang isang claim na sa kalaunan ay hindi pala dapat bayaran, sapagkat ito ay ilegal o walang sapat na basehan o authority, at hindi nasuring mabuti ng Accountant ang supporting documents, maari itong i-disallow (disallowance) ng Commission on Audit (COA) at maaring papagbayarin ang mga sangkot na government officials, kasama na syempre ang Accountant, sapagkat nagpabaya sya sa kanyang mandato. Dagdag pa na maaaring hindi na mabawi ang pondo ng gobyerno na naibayad na.

[Read: What is COA disallowance and what you should do if you received one?]

Pwede bang “to-follow” na lang ang mga supporting documents para lang ma-facilitate ang transaksyon?

Strictly speaking, hindi dapat sapagkat mailalagay sa alanganin ang pondo ng gobyerno (at syempre na rin ang trabaho ng Accountant).

Mahalaga ang mabilis na serbisyo publiko pero hindi ibig sabihin nun ay kailangan isakripisyo ang tamang proseso.

In practice and in reality, however, may mga Accounting Office o Accountant naman na ina-allow ang pag-proseso ng isang claim, pending submission of other documents, lalo na kung alam naman nila (by virture of professional judgement) na maibibigay ang mga supporting documents bago i-sumite sa COA ang mga disbursement vouchers. Ginagawa nila ito depende sa sitwasyon na kinakaharap, bagamat kung nagkaroon ng problema pagkatapos itong mabayaran, ang Accountant pa rin ang mananagot (as fas as ensuring the submission of complete supporting documents is concerned).

Ano ang dapat gawin?

Para maiwasan ang pagsumite ng claims with incomplete supporting documents at para na rin maiwasan ang problemang dulot ng COA disallowance, laging sangguniin ang COA Circular No. 2012-001 dated June 14, 2012, para sa Checklist of Documentary Requirements for Common Government Transactions at ang COA Circular No. 2023-004 para sa Updated Checklist of Documentary Requirements for Common Government Transactions.

Kung wala sa checklist ang transaksyon na pinoproseso, it’s best to check first yung requirements sa batas o sa Circular o anumang dokumentong nagpapahintulot ng pagbayad nito. Maganda din kung ikonsulta sa inyong Resident Auditor kung yung transaksyon ay wala sa dalawang nabanggit na Circulars.

2. Walang Legal Basis (No Legal Basis)

Katulad ng nabanggit na sa unahan, ang isa pa sa pangunahing dahilan kung bakit hindi agad maproseso ang disbursement voucher para sa isang claim ay kung wala itong sapat na basehan o legal basis. Ideally, bago pa man ito i-request para bayaran, dapat sinuri na itong mabuti ng requesting unit kung legal ba ito o hindi. Pero ang totoo, madaming claim ang umaabot sa Accounting Office o sa Accountant na maaaring labag sa batas.

Ang sabi sa Section 2 ng Presidential Decree No. 1445 o yung tinatawag na State Auditing Code of the Philippines:

“It is the declared policy of the State that all resources of the government shall be managed, expended or utilized in accordance with laws and regulations, and safeguarded against loss or wastage through illegal or improper disposition, with a view to ensuring efficiency, economy and effectiveness in the operations of government. The responsibility to take care that such policy is faithfully adhered to rests directly with the chief or head of the government agency concerned.”

However, while it is true that the responsibility to take care government funds rests directly with the chief or head of the government agency concerned, the same Decree also say that fiscal responsibility shall, to the greatest extent, be shared by all those exercising authority over the financial affairs, transactions, and operations of the government agency (Sec. 4(4), P.D. No. 1445). The head of any agency of the government is immediately and primarily responsible for all government funds and property pertaining to his agency. Persons entrusted with the possession or custody of the funds or property under the agency head shall be immediately responsible to him, without prejudice to the liability of either party to the government (Sec. 102, P.D. No. 1445). Dito kasama sa accountability ang Accountant.

Kaya naman dapat mag-ingat mabuti ang Accountant sa pagsuri kung naayon ba sa batas ang pagbayad ng claim. Ang batas na ito ay ang General Appropriations Act (GAA) sa national government at Appropriation Ordinance (AO) naman sa local government units (LGUs), at iba pang batas na kailangan isaalang-alang

Kaya naman di natin masisi ang mga Accountants kung maingat sila sa pagbusisi kung legal ba o awtorisado ang paggastos ng pondo ng gobyerno, sapagkat kasama sila sa pwedeng makasuhan kapag nagamit sa di tama ang pondo ng gobyerno.

Recommended Articles

• 10+ Examples of Unnecessary Expenditures According to the Commission on Audit (COA)
• 30+ Examples of “IRREGULAR” Financial Transactions or Uses of Government Funds and Properties, According To COA
• 8 Reasons Why Accountants are Famous for Being Very Strict

3. Kulang o Walang Pondo (No Funds Available)

Ang kawalan ng budget para sa isang gastusin ay isa din sa mga pangunahing dahilan kung bakit hindi maprocess ang isang claim.

Ideally, all expenditures in a budget year should have been considered when the agency prepared its annual budget. However, during the current year, there are new expenses that may emerge, pero wala ito sa budget ng agency. Hence, walang pondo na pwedeng gamitin sapagkat may pinaglalaanan na gastusin ang pondo na meron ang agency.

Saan maaaring magtagal ang pagproseso ng isang claim?

Una, sa paghanap ng pondo. Pangalawa, sa paghihintay sa pondo.

Doon sa paghahanap ng pondo, pwede naman actually gamitin ng agency ang hawak nitong pondo, sa pamamagitan ng modification of allotment (o yung tinatawag dati na realignment of funds) subject sa accounting and budgeting rules and regulations.

Halimbawa, pwedeng i-modify ang sobrang pondo para sa traveling expenses para gamitin sa pagbili ng office supplies kung kulang ang budget para dito. Perfect example ito lalo ngayong may pandemic gawa ng COVID-19. Noong ginawa ang budget para sa taong ito, hindi naman alam ng agency na magkakaroon ng ganitong sitwasyon; wala sa budget nito ang pondo para sa pagbili ng personal protective equipment (PPEs) at iba pang gastusin para maiwasan ang pagkalat ng virus. Kung kulang ang pondo nito para sa pagbili ng supplies, maari itong kumuha sa ibang pondo (i.e., traveling expenses, training expenses, etc.) para may magamit ito. Kailangan lamang magrecompute ng Budget Officer o ng Accountant ng natitirang pondo kung saan meron syang mapagkukuhanan.

Recommended Articles

• EXPLAINER: WHAT DOES “Frontloading of Available Appropriations” (REALLY)MEAN?
• EXPLAINER: WHAT’S A COMMON FUND SYSTEM POLICY?

Doon naman sa paghihintay sa pondo, kapag walang pwedeng i-modify sa budget ng agency, pwedeng mag-request ang agency sa Department of Budget of Management (DBM) ng karagdagang pondo, subject to submission of agency request and justification, if required.

Ang request ay kailangan i-evaluate mabuti ng DBM bago ito mag-release ng pondo. Maaaring magtagal ang pag-process ng request lalo kung hindi kumpleto ang isinumiteng supporting documents sa DBM. Ibabalik ito ng DBM sa agency. Kung kumpleto naman ang isinumiteng documents pero complex o kailangan ng masusing computation/evaluation sa request, maaari din mas mahabang araw ang kailangan hintayin ng agency. Hence, maaaring hindi kaagad maprocess ng Accountant ang isang claim.

Ang tatlong dahilan na ito ay ilan lamang sa mga maaring dahilan kung bakit di ma-process kaagad ng Accounting Office o ng Accountant ang isang claim. Depende sa operational setup ng agency (i.e., kulang sa tao, kulang sa teknolohiya, maproseso, madaming kailangan daanan ang mga dokumento bago ito ma-approve, etc.), maaaring bukod sa tatlong dahilan na ito, may mga iba pang dahilan kung bakit hindi ma-process ang isang claim.

I-share ninyo sa amin ang inyong mga challenges sa pag-process ng claims ng inyong employees at creditors at ano ang plano ng inyong agency para ma-improve ito.

Do you have any questions?

Maaari kayong magiwan ng mensahe sa amin sa ibaba kung meron kayong tanong tungkol sa topic na ito. Maaari din kayong mag suggest ng mga topics na gusto ninyong idiscuss namin sa mga susunod na posts namin.